We are looking for an Executive Assistant to the CEO to provide high-level administrative support to the Executive Leadership Team and manage day-to-day office operations. This role requires discretion, responsiveness, and strong organizational skills in a fast-paced international setting.

Key Responsibilities :

- Manage the CEO’s complex calendar, coordinate high-level meetings, and oversee all travel logistics to ensure optimal use of time and seamless operations.
- Act as liaison with internal and external stakeholders in both French and English.
- Draft and prepare reports, presentations, and executive documents.
- Organize corporate events (leadership conferences, etc.).
- Track project timelines and ensure deadlines are met.
- Handle personal tasks for the CEO with confidentiality.
- Coordinate international travel including visas and accommodation.
- Oversee HQ office facilities, manage supplies, vendors, safety, and access.
- Handle purchase orders, mail distribution, and general office support.
- Provide back-up support to other departments as needed.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) pour le PDG afin de fournir un soutien administratif de haut niveau à l'équipe de direction exécutive et de gérer les opérations quotidiennes du bureau. Ce rôle exige discrétion, réactivité et solides compétences organisationnelles dans un environnement international dynamique.

Principales responsabilités :

- Gérer l'agenda complexe du PDG, coordonner les réunions de haut niveau et superviser toute la logistique des voyages pour assurer une utilisation optimale du temps et des opérations fluides.
- Servir d'intermédiaire avec les parties prenantes internes et externes en français et en anglais.
- Rédiger et préparer des rapports, présentations et documents exécutifs.
- Organiser des événements d'entreprise (conférences de leadership, etc.).
- Suivre les échéances des projets et veiller au respect des délais.
- Gérer certaines tâches personnelles du PDG en toute confidentialité.
- Coordonner les voyages internationaux, y compris les visas et l'hébergement.
- Superviser les installations du siège social, gérer les fournitures, les prestataires, la sécurité et l'accès.
- Traiter les bons de commande, la distribution du courrier et le support général du bureau.
- Fournir un soutien aux autres départements si nécessaire.

Candidate Profile:

Fully bilingual in French and English; Spanish or German is a plus.
Excellent verbal and written communication skills.
Strong organizational skills with ability to manage confidential matters.
Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.).
Experience with Boards, leadership teams, and corporate events.

Education and Experience:

Bachelor’s degree in Business Administration preferred but not required
Minimum 7 years of administrative experience, including 3–5 years in executive support roles.

Profil recherché :

Parfaitement bilingue en français et anglais ; l'espagnol ou l'allemand serait un plus.
Excellentes compétences en communication orale et écrite.
Solides compétences organisationnelles avec capacité à gérer des questions confidentielles.
Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.).
Expérience avec des conseils d'administration, équipes dirigeantes et événements d'entreprise.

Formation et expérience :

Diplôme universitaire en administration des affaires préféré mais non obligatoire.
Minimum 7 ans d'expérience administrative, dont 3 à 5 ans dans des rôles de soutien exécutif.